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'정리'에 해당되는 글 1

  1. 2008.09.25 효과적인 회의록 정리를 통한 요구 사항 추출 방법 (3)
 

 회의를 하면서 느끼는 건데..
특히나 요구사항과 관련된 회의 등에는 요구 사항은 많이 나오는데 정리가 안되거나 나중에 실제 해야할일들이 누락되서 낭패를 당하는 경우가 많다.

회의록을 정리하는 기법이다.

1. 회의 내용 기록하기
구글 DOC을 이용해서 실시간으로 회의 참여자들이 회의 내용을 기록한다. 이때 누가 어떤 이야기를 했다는 것 정도는 기록되는 것이 좋다.
Terry/HP@Byungwook/Oracle :....
HP의 Terry가 Oracle의 Byungwook에게 ... 런 이야기를 했다.
이런식으로  정리하고 가능하면 회의록에 요점을 정리하거나 ACTION ITEM을 뽑는것도 방법이된다.

2. Action Item 추출
회의가 끝난후에 회의 내용을 정리해서 해야할일들을 Action Item으로 정리한다. 각 Action item 아래에 회의에서 오갔던 내용들을 Copy & Paste해서 붙여 넣는다.

3. Action Item 검증
팀장이나 또는 의사 결정자가 Action Item을 Review하여 실제로 수행해야할 Action Item들만 추출한다.

4. Issue로 등록
Issue Tracking 시스템이 있다면 Issue Tracking 시스템에 각 Action Item을 등록하거나 또는 Excel 장표로 정리한다.

5. Action Item과 Issue Mapping
Issue #를 회의록에 Action Item #와 맵핑 시켜서 기록해놓는다.
이렇게 해서 추후에 고객이 요청했던 내용의 진행 내용을 Full 로 Trace할 수 있다.

6. 고객에게 회의록 전달
Google Doc에 정리된 회의록을 MS-WORD로 Export한 후, 고객 회의록 포맷에 맞춰서 고객에게 전달한다.

아래는 위의 프로세스를 정리해놓은 그림이다.


 

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본인은 구글 클라우드의 직원이며, 이 블로그에 있는 모든 글은 회사와 관계 없는 개인의 의견임을 알립니다.

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  1. Roess 2008.09.25 18:02 신고  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    매우 좋은 방침이고 저도 저렇게 신속한 절차로 모든 회의를 이끌려고 노력합니다만, 1단계에서 항상 문제가 생깁니다.
    구두로 발언을 함과 동시에 누군가(또는 모든 사람이) 그걸 '써서 기록한다'는 것이 회의 리듬과 의식의 흐름을 많이 방해하더라구요. 회의에서 발언이 오고가는 '합'에도 기세가 있는데 말이지요 ^^. 모든 사람이 머리와 손이 동시에 바빠 멍하게 되는 걸 방지하기 위해 한 사람에게 서기를 집중시키면 그 사람이 '심각하게' 멍해지구요. 회의 전체 차원에서는 한 사람 분량의 지능을 잃게 되는 것이지요. 그렇다고 발언 사이사이에 기록을 위해 시간을 두면 안 그럴때보다 회의 시간 길어지고.
    요즘은 그래서 발언 자체가 기록이 되도록 음성을 데이터화하여 이용하는 방법이 없을까 생각중입니다만, 마이크가 들이대져 있으면 사람들은 더 멍해질까요? ㅎㅎ
    아무튼 훌륭하신 여러 회사의 여러 인력과 같이 이런 시도 하에 회의를 진행해보지만 1단계 문제는 항상 어렵습니다. 이런걸 해결할 수 있는 디지털 솔루션이 만들어지면 좋을텐데요!

  2. 놀새~ 2008.09.26 13:21  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    개인적인 경험에 의하면 mindmap software를 이용하는 것이 Roess님이 말씀하는 부분까지 해결할 수 있는 방법이었네요. 회의가 진행될수록 점점 가시화가 되어갈 수 있었던 경험을 가지고 있어요.

  3. kenu허광남 2008.09.29 01:01 신고  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    표기 관례상 @는 at 의미로 많이 쓰이기 때문에 Terry/HP@Byungwook/Oracle 보다는
    Terry@HP/Byungwook@Oracle :.... 이게 더 자연스러워 보입니다.